L’assemblée générale extraordinaire de copropriété, contrairement à celle annuelle obligatoire, peut se réunir dès qu’il est nécessaire de prendre une décision importante et urgente en ce qui concerne la copropriété. D’ailleurs, le délai de convocation peut ne pas tenir compte du délai légal de 21 jours, dans certains cas.
Assemblée générale extraordinaire : dans quel cas ?
Les copropriétaires sont convoqués à une AG extraordinaire toutes les fois que des décisions importantes, urgentes ou n’ayant pas été traitées lors de l’AG annuelle, doivent être prises pour la copropriété. Ce sont par exemple ces cas notamment :
- Pour des travaux urgents ou des travaux de rénovation, pour un problème dans les parties communes,
- Parce que le syndic a besoin de consulter l’ensemble des copropriétaires,
- Parce qu’un des copropriétaires a besoin de consulter l’ensemble de la copropriété,
- Après la survenue d’une catastrophe naturelle ou technologique ayant endommagée les parties communes.
Les convocations de l’AG
Une assemblée générale extraordinaire est convoquée à la demande de l’une des parties prenantes suivantes :
- Le syndic de copropriété
- Le Conseil syndical
- Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix
- Le Président du Conseil syndical.
Quand l’assemblée est convoquée à l’initiative du conseil syndical ou des copropriétaires alors leur demande doit être adressé au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé réception ou par acte d’huissier. Il en est différent pour les copropriétés avec un syndic bénévole, ou les démarches sont simplifiées.
Comment convoquer une AG Extraordinaire ?
Les convocations doivent être envoyées à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la réunion sauf en cas d’urgence pour lesquelles ce délai peut être court.
La convocation peut être :
- Remise en main propre contre signature ;
- Remise à un mandataire contre récépissé ;
- Envoyée en courrier recommandé avec accusé réception ; dans ce cas, le délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire ;
- Envoyée par télécopie, le délai partant le lendemain de la réception de la télécopie.
Si ces modalités de convocation ne sont pas respectées alors les décisions prises durant cette réunion pourront être contestées. D’après l’article 13 du décret du 17 mars 1967 : « L’assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11 ».
Le contenu de la convocation
La convocation doit obligatoirement comporter un certain nombre d’éléments comme pour celle annuelle. Ces éléments sont :
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- Les lieux, date et heure de l’Assemblée Générale,
- L’ordre du jour et les résolutions à prendre,
- Les documents et informations nécessaires pour chaque résolution en annexe : l’article 11 du décret du 17 mars 1967 fixe une liste des documents à joindre en fonction des décisions à prendre, par exemple des devis et les conditions essentielles du contrat pour un vote concernant des travaux.
Votes et prises de décision en AG extraordinaire
Lors de l’AG extraordinaire, le déroulement des votes et le processus de prise de décision s’effectuent de la même façon que l’AG ordinaire. Pour obtenir d’avantages d’informations, le site changersyndic.net accompagne les copropriétaires. Ce qui veut dire que l’importance des travaux à effectuer ou de la décision à prendre va influencer sur le déroulement des votes :
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- Une décision doit être prise par majorité simple, soit un nombre de voix « pour » supérieur à un nombre de voix « contre » pour les décisions liées à l’entretien ou à de menus travaux,
- Par majorité absolue, soit plus de la moitié des copropriétaires, pour des travaux qui affectent les parties communes ou des travaux qui engendrent une modification,
- Par double majorité, soit plus des deux tiers des votes, pour des travaux ou des décisions qui engendrent une modification du règlement de la copropriété,
- Par unanimité, soit tous les votes, pour une prise de décision considérée comme fondamentale à l’immeuble.
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Les règles de vote et de majorité dépendent de la nature des résolutions à adopter et des décisions à prendre mais ne sont pas liées au caractère exceptionnel de l’assemblée. Les décisions prises ne sont pas valides à défaut de notification de ces documents en même temps que l’ordre du jour.
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